Beritaenam.id — Beberapa kali seseorang yang mengaku bernama X dari Bank Y menelepon ke rumah.
Karena saya tidak berada di rumah, oleh istri saya disarankan agar dia menghubungi saya via telepon seluler. Namun Saudara X tetap menelepon ke rumah kembali dan mengulanginya lagi keesokan harinya.
Terakhir ia menutup telepon dengan tidak sopan, padahal istri saya hanya menanyakan ada keperluan apa.
Pada hari itu pun saya tidak pernah mendapat telepon dari seseorang yang bernama X melalui ponsel… bla-bla-bla.
Dua paragraf di atas dipetik dari “surat pembaca” sebuah surat kabar nasional. Selain menyatakan kekesalan sang pengirim surat, poin yang tak kalah penting adalah nama Bank Y yang secara gamblang disebutkan.
Nah, kalau sudah begitu, perusahaan jelas merugi dari segi citra. Apalagi koran itu beredar di seluruh pelosok Tanah Air. Ironisnya, kejadian ini timbul hanya akibat ulah satu orang saja. Cuma melalui telepon pula!
Menelepon dari kantor, khususnya untuk urusan formal, memang bukan perkara enteng. Salah sedikit, nama dan citra perusahaan menjadi taruhan.
Dengan begitu, kalau dirunut lebih jauh, rentetannya bisa berimbas ke karier Anda. Nah, berabe, kan?
Suara yang jelas. Jika Anda berbicara dengan menggumam, sulit bagi orang menangkap kata-kata Anda. Usahakan mengucap dengan jelas. Tapi jangan pula terlalu keras.
Agar suara Anda enak terdengar, jaga jarak antara bibir dan gagang telepon. Rata-rata 2,5 sentimeter.
Senyum sebelum mengangkat. Kedengarannya aneh. Buat apa tersenyum hanya untuk mengangkat gagang telepon?
Jangan salah. Mendahului dengan senyuman akan membuat suara Anda terdengar ramah.
Nah, kalau Anda kebetulan sedang kesal, lalu di saat itu telepon berbunyi, tak ada salahnya mencoba kiat ini.
Sigap mengangkat. Hampir di semua kantor, biasanya tersedia resepsionis, yang salah satu tugasnya menjawab telepon yang masuk. Umumnya mereka dilatih untuk sigap menjawab telepon.
Anda pun sebenarnya harus bersikap demikian. Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama di saat sang resepsionis berusaha menyambungkan pembicaraan dengan Anda.
Hal ini juga berlaku kalau telepon di meja kerja Anda memiliki nomor sendiri (direct).
Jangan mengunyah sesuatu. Kalau Anda melakukan ini saat bertelepon, akibatnya parah. Setiap gerakan mulut, baik mengunyah maupun sekadar mengisap dan mengembuskan asap rokok, akan terdengar jelas di seberang sana. Anda pun akan dicap tak sopan.
Ucapkan sapaan pembuka. Dalam bertelepon, sapaan pembuka yang paling umum adalah kata “halo”.
Tak peduli siapa pun yang mengangkatnya di seberang sana, ucapkan “halo”, lalu sertai dengan memperkenalkan diri Anda.
Kalau Anda mengenal akrab suara yang menjawab telepon, pastikan dengan bertanya, misalnya, “Halo, Susan, ya?”
Sebelum memulai perbincangan pokok, apalagi kalau membutuhkan waktu di atas 10 menit, pastikan lawan bicara Anda bisa menyempatkan diri, sehingga pembicaraan Anda tidak terpotong, misalnya karena dia sedang melakukan pekerjaan penting.
Jauhkan ponsel. Jauhkan ponsel dari telepon saat Anda sedang online. Ini sangat mengganggu perbincangan.
Imbas medan elektromagnetik ponsel bisa mengganggu perbincangan meskipun telah di-silent. Biasakan diri untuk tidak menaruh ponsel berdekatan dengan telepon kantor Anda.
Tahan lama. Kalau Anda menjadi penerima telepon, lalu tiba-tiba ada sesuatu yang membuat Anda harus meninggalkan telepon, pastikan lawan bicara tak akan menunggu lama.
Tiga puluh detik rasanya waktu yang cukup untuk membuatnya menunggu. Jika lebih dari itu, sebaiknya katakan akan menelepon kembali karena ada urusan kantor.
Tinggalkan pesan. Tak hanya ponsel, telepon kantor pun saat ini banyak menggunakan fasilitas penitipan pesan kalau telepon tak dijawab.
Titipkan pesan Anda dengan singkat, terlebih jika telepon di seberang sana tak diangkat.
Mungkin saja dia sedang meeting atau ada keperluan lain sehingga terganggu dengan dering atau getar telepon yang berulang-ulang. Anda bisa mengatakan, misalnya, ”Halo, saya Amran, ingin menindaklanjuti proposal yang kemarin kita bicarakan.”
Telepon kantor atau ponsel? Etiketnya jelas, jangan menggunakan telepon kantor untuk keperluan pribadi. Kalaupun tak bisa menghindarkan diri, gunakan hanya sebentar dan seperlunya saja.
Patuhi lawan bicara. Seperti kasus yang telah dicontohkan di atas, patuhi lawan bicara Anda. Kalau Anda disarankan menelepon ke ponsel yang bersangkutan, tidak menelepon ke rumah lagi, segeralah menghubungi ponselnya. Jangan membandel.
Salah sambung. Salah sambung juga nyambung, Bung! Kalau Anda menelepon dan ternyata salah sambung, ucapkan permintaan maaf. Pun, kalau Anda mengangkat telepon nyasar, jangan terbawa emosi meskipun saat itu Anda sedang sibuk bekerja. Katakan saja, misalnya, “Maaf, di sini tak ada yang bernama Rama.”