Beritaenam.com — Banyak perusahaan yang mendorong karyawannya buat bekerja lebih keras, lebih cepat, lebih baik, dan lebih cerdas (harder, faster, better, and smarter).
Begitu banyak pekerjaan yang harus dilakukan, tak sedikit karyawan jadi kurang produktif.
Mereka bingung, tugas mana yang harus mereka kerjakan lebih dulu. Mereka pun ada yang sering uring-uringan, kerap mengeluh, dan kadang bersikap mutung.
Menghadapi karyawan macam itu, yang tidak bisa diajak bekerja keras dan cerdas, harus ada tindakan tegas.
Mereka harus faham bahwa tugas beragam (multitasking) sudah jadi hal biasa di dunia kerja. Jika masih berkeras menolak (resistensi) konsep itu, manajemen berhak bertindak keras juga terhadap mereka. Daripada produktivitas menurun.
Berikut beberapa gagasan untuk menjaga produktivitas karyawan:
Atur Pekerjaan
Jika Anda tak rapih dalam mengatur pekerjaan, besar kemungkinan Anda menghabiskan banyak waktu untuk mencari file-file, dokumen, maupun pelbagai perangkat lainnya yang Anda butuhkan untuk bisa bekerja.
Baru setelah itu Anda bisa mulai bekerja. Kunci dari produktivitas adalah pengaturan kerja pada diri harus baik.
Sisihkan sehari, atau gunakan waktu akhir pekan, untuk merapikan komputer atau notebook Anda. Hemat waktu dengan merapikan file, folder, dan dokumen di PC Anda seraya membuang yang tak perlu.
Hilangkan Gangguan
Telepon berdering tiada henti, rekan kerja yang suka gosip; itu acap ditemukan di kantor. Jika sampai mengganggu kerja, harus diatasi.
Jika gaduh itu tak bisa ditanggulangi, mesti Anda yang ngungsi ke tempat lebih tenang. Coba ruang meeting jika sedang tak dipakai. Bisa juga Anda memakai alat peredam suara.
Istirahat Cukup
Kalau pekerjaan banyak, mau istirahat rasanya salah. Tapi tidak juga. Pasalnya, Anda tak mungkin bekerja optimal kalau badan dan otak Anda lelah.
Kalau kerjanya terus menerus sampai lelah benar, jangka panjang Anda akan menghadapi masalah kesehatan. Pastikan Anda cukup tidur tiap malam, lalu sepanjang hari pastikan selalu ada jeda barang sejenak sekalipun.
Bahkan sekadar jalan-jalan sepuluh menit saja kerap cukup untuk menjadikan Anda segar kembali. Dan ini dapat mengurangi tingkat stres Anda sambil memperbaiki daya konsentrasi.
Susun Prioritas
Kalau Anda tak punya gambaran mana yang penting mana yang tidak, Anda akan lompat dari satu proyek ke proyek lain. Itu hanya buang-buang waktu yang sejatinya lebih punya manfaat jika dicurahkan ke kegiatan lain.
Tugas pertama Anda adalah buat daftar hal-hal yang harus dikerjakan tiap hari, lalu susun berdasar urutan tingkat pentingnya. Putuskan, berapa banyak waktu yang mau Anda berikan untuk tiap kegiatan.
Usahakan tepat dalam alokasi waktu kerja itu. Jangan sampai satu kegiatan menghabiskan seluruh waktu kerja.
Delegasikan Tugas
Dari sekian banyak tugas yang harus dikerjakan, tentukan mana yang bisa diserahkan ke orang lain (bawahan).
Boleh jadi kolega atau seorang staf Anda punya waktu cukup atau keahlian yang lebih pas buat tugas yang hendak dikerjakan. Ini namanya pendelegasian pekerjaan.
Pendelegasian yang efektif bukan hanya soal memindahkan beban kerja kita ke orang lain tetapi bagaimana proses itu meingkatkan efisiensi.
Sedikit Mengeluh, Banyak Beraksi
Apakah Anda menghabiskan banyak waktu dalam rapat-rapat? Isinya, sering, keluhan-keluhan. Rapat macam itu tidak produktif; menyita banyak jam kerja yang amat berharga.
Jika begitu, hentikan saja rapat-rapat model itu. Gelar rapat hanya kalau lagi tidak sibuk saja. Lalu buat deadline untuk semua proyek, termasuk yang masih jauh sekalipun.
#WI