Beritaenam.com — Tulisan mengenai “Rahasia Mengundang Wartawan & Beritanya Dimuat” memang sempat viral dan membuat S.S Budi Rahardjo (Jojo Media Coach) alias Stephanus Slamet Budi Raharjo diundang sebagai pembicara, menjelaskan detil dari tulisannya itu.
“Seorang teman yang bekerja di sebuah perusahaan retail mengeluh kepada saya. Sebagai Piar yang diorder, ia merasa tidak mampu menjalankan peran dengan baik, karena gawean press conference yang telah dirancang sejak dua bulan bisa dibilang gagal total.
Maksudnya gagal total adalah, dari target 50-70 wartawan yang hadir, hanya 10 media saja yang muncul dalam peluncuran produk terbaru perusahaannya itu.
Padahal, menurut pengakuan teman saya itu, ia sudah menyiapkan dengan baik segala hal yang diperlukan termasuk materi dan nara sumber yang berkompeten untuk diwawancarai oleh rekan-rekan jurnalis.
Di tengah situasi, media massa yang “bejibun” dan banyaknya media online yang “berserakan” ia harus menelan pil pahit.
Lebih dari itu, ia pun harus siap kalau prestasi kerja ia dan timnya dinilai rendah oleh atasannya.
Memang, kehadiran media dalam jumlah yang cukup banyak masih merupakan tolok ukur sukses atau tidaknya suatu press conference.
Penilaian yang wajar, karena hal ini berpengaruh terhadap eksposur atau luasnya pemberitaan. Apalagi jika hal itu menyangkut peluncuran produk atau layanan baru.
Pemberitaan yang merata oleh berbagai media, baik cetak, online maupun elektronik, diharapkan mampu menjangkau segenap konsumen atau masyarakat. Sehingga mereka bisa mengetahui berbagai kelebihan yang ditawarkan produk baru, yang dapat berujung pada peningkatan penjualan.
Namun kehadiran media yang cukup banyak, tidak menjamin juga bahwa eksposur pemberitaan akan luas. Faktanya, tak sedikit press conference yang menelan biaya besar dan dihadiri oleh banyak media, hanya memunculkan segelintir berita saja.
Semua ada kiat atau “rahasianya”.
Secara umum, bisa dipaparkan di sini. Diperlukan kejelian agar media mau menghadiri “gawean” yang telah dirancang sehingga mampu memenuhi target yang telah ditetapkan.
Karena jika ditelisik, ada beberapa penyebab mengapa wartawan “emoh” datang ke press conference. Seperti tempat dan hari yang tidak pas, bentrok dengan event sejenis atau event lain yang lebih memiliki daya tarik bagi wartawan, nara sumber yang membosankan.
Jangan lupa, faktor lainnya. Jaringan “pressklar” perlu juga. Misalnya kalaupun datang, ternyata wartawan tidak menulis. Atau pun kalau menulis, materi yang diangkat tidak sesuai dengan tema yang diusung alias miss leading.
Nah, agar media yang diundang dapat hadir dan mendapatkan output maksimal melalui pemberitaan yang luas, berikut adalah beberapa poin penting menyangkut persiapan press conference.
Tentukan Hari yang Tepat
Penentuan hari untuk digelarnya press conference sesungguhnya tak terlalu sulit, umumnya disesuaikan dengan agenda dan rutinitas wartawan.
Banyak perusahaan yang memilih pada hari Rabu atau Kamis.
Ini adalah dua hari yang paling bagus karena media-media umumnya tengah on-fire memburu berita. Namun karena dianggap paling baik, konsekwensinya bisa bentrok dengan jadwal press conference yang digelar perusahaan lain bahkan oleh kompetitor.
Kalau tema dan waktunya sama, media pun juga bingung. Otomatis salah satunya akan dikalahkan. Apakah level jurnalisnya atau malah tidak datang sama sekali.
Nah, tak ada salahnya mencoba melakukan press conference di hari Senin atau Selasa.
Pemilihan pada dua hari itu, malah berpeluang berita akan dapat tayang tanpa penundaaan. Karena stok berita yang dimiliki media pada awal pekan biasanya juga tidak terlalu banyak.
Hindari melakukan press conference di pada hari Jumat atau akhir pekan.
Selain waktu yang terbatas, penayangannya pun bisa ditunda ke pekan depan, terutama oleh media-media cetak. Sehingga berita yang dimuat akan terasa basi.
Pelaksanaan press conference diakhir pekan, seperti Sabtu dan Minggu dapat dimungkinkan, sepanjang event itu menawarkan daya tarik seperti olahraga dan hiburan dengan public figure yang memiliki kharisma kuat di mata media.
Pilih Media yang Dikenal Luas dan Related
Era digital memberikan pilihan yang lebih banyak bagi PR officer.
Meski media mainstream umumnya masih didominasi oleh media cetak, namun dalam daftar undangan, kini media-media online mulai mengimbangi jumlah media konvensional.
Membuat peluang berita untuk tayang atau disebarluaskan juga semakin besar. Bahkan blogger pun kerap diundang.
Itu berarti, media alternatif atau citizen journalism semakin “mewarnai” industri pers Tanah Air.
Ke depan, seiring dengan pergeseran gaya hidup masyarakat dalam mengkonsumsi berita melalui gadget (smartphone, tablet atau laptop), popularitas media online akan semakin membesar.
Kelebihan dalam hal kecepatan, jangkauan yang luas dan variasi berita tak hanya teks namun juga foto dan video, membuat media online selangkah di depan media cetak. Sehingga PR officer juga diuntungkan karena dapat mengukur secara cepat efektifitas suatu pemberitaan.
Meski demikian, PR officer sebaiknya tetap memegang prinsip bahwa hanya media-media berkompeten atau related saja yang dapat hadir pada acara press conference. Pasalnya, masing-masing media atau jurnalis memiliki kompetensi yang direpresentasikan dengan desk atau tanggung jawabnya.
Bagaimana pun kita perlu mengenali, siapa saja yang ditargetkan untuk diundang, dan diharapkan akan menulis. Misalnya apakah wartawan bidang teknologi, keuangan, ekonomi (bisnis, perdagangan, properti), politik, olahraga dan lainnya.
Tipe wartawan di metropolitan seperti Jakarta, biasanya juga berbeda dengan yang di daerah.
Para wartawan di Jakarta biasanya men-cover area-area yang lebih spesifik. Misalnya wartawan telekomunikasi, wartawan bursa, wartawan industri, lifestyle, politik, olahraga dan lainnya.Mereka juga memiliki komunitas masing-masing yang dapat dimanfaatkan untuk mengenal lebih jauh.
Sementara, di daerah, biasanya wartawan lebih umum, artinya seorang wartawan bisa saja bertugas meng-cover banyak sektor. Apalagi jika wartawan tersebut adalah koresponden sebuah media ibu kota, dimana ia bertugas meliput pelbagai hal alias gado-gado.
Cari Tempat dan Waktu yang Cocok
Tempat untuk digelarnya press conference haruslah strategis.
Di Jakarta misalnya, wilayah sekitar Sudirman, Thamrin, Gatot Subroto masih menjadi tempat yang paling pas karena mudah diakses oleh wartawan dari berbagai penjuru. Atau pilihan dekat tol lingkar luar.
Waktu yang dipilih sebaiknya adalah pukul 10.00 – 15.00, ini sesuai dengan ritme kerja wartawan terutama untuk reporter yang harus memberikan laporan ke redakturnya.
Jangan lupa juga, sebagian wartawan susah bangun pagi karena mereka baru selesai kerja sekitar pukul 10 malam.
Meski umumnya, pemilihan tempat press conference dilakukan di luar kantor, seperti rumah makan, café, hotel dan lainnya, namun tak menutup kemungkinan untuk dilakukan di lingkungan kantor dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti kapasitas ruangan, sound system, lunch, coffee break, dan lainnya.
Apa pun pilihan tempatnya, sebaiknya hal itu disesuaikan dengan message yang ingin disampaikan, apakah formal atau non formal.
Tentukan Key Message
Pesan inti (key message) berhubungan dengan materi yang ingin disampaikan.
Biasanya dibuat dalam bentuk press release atau siaran pers sebanyak 1,5 halaman.
Key message, biasanya paling banyak memuat tiga pokok penting sebagai ”terjemahan” dari isi program/produk yang akan diluncurkan, atau performa perusahaan. Misalnya, jika itu adalah ponsel baru, apa fitur paling keren (killer feature), harga fantastis dan perbandingan dengan produk sejenis.
Key messages harus dibuat jelas dan tidak menimbulkan intepretasi berbeda.
Ia tidak harus bombastis, namun menawarkan sesuatu yang belum pernah diketahui sebelumnya oleh media. Misalnya pertama kali terjadi, angka atau suatu jumlah yang besar, nama besar, lembaga, pertama kali terjadi, dan keunikan lainnya.
Ingat, bagi media yang terpenting adalah apa yang terbaru atau paling menarik, bukan pada materi-materi yang disodorkan.
Sebagai pelengkap key messages, persoalan makro atau tren yang tengah berkembang juga dapat diulas dengan tujuan memberikan pencerahan (enlightment) kepada media.
Kemudian isu makro itu dikaitkan dengan kepentingan perusahaan sehingga dapat memperkuat news value.
Pada akhirnya, informasi yang ingin disampaikan bukan cuma untuk kepentingan korporasi, tapi pers pun merasa perlu untuk mempublikasikan informasi tambahan itu karena menilai informasi tersebut memang diperlukan pembaca.
Adanya key messages dan info tambahan yang related dengan isu utama, membuat kerja wartawan akan semakin mudah. Mereka tinggal melengkapinya lewat kutipan langsung dari nara sumber yang hadir pada saat presentasi atau melakukan wawancara secara lanngsung.
Hal ini sekaligus mengurangi potensi penyimpangan berita (miss leading).
Siapkan Nara Sumber
Gelaran press conference, umumnya selalu diisi dengan presentasi dan diakhiri dengan sesi tanya jawab. Itu sebabnya penunjukan nara sumber sebaiknya sudah ditetapkan jauh-jauh hari. Baik yang akan memberi presentasi maupun untuk menjawab pertanyaan wartawan.
Kehadiran nara sumber sekelas direktur utama atau pejabat selevel direktur, menunjukkan bobot atau keseriusan perusahaan dalam menggelar press conference.
Hal ini merupakan poin penting yang dapat mendorong kehadiran media yang membutuhkan informasi yang kredibel karena mereka memperolehnya dari nara sumber utama.
Selain nara sumber internal, PR officer juga dapat menyiapkan nara sumber dari pihak luar, sebagai key opinion leader yang dapat memperkuat message yang akan disampaikan.
Nara sumber bisa berasal dari kalangan akademisi, praktisi, public figure, politisi, birokrat, dan lainnya disesuaikan dengan tema dan target yang ingin dicapai dari press conference itu.
Penting untuk diingat, pemilihan key opinion leader dari pihak luar tidak sekedar menyangkut kompetensi yang relevan dan diakui para wartawan. Namun juga memiliki kapasitas lain, yakni acceptable dan komunikatif.
Hindari pemilihan nara sumber yang bergaya seperti dosen, karena cenderung satu arah, menggurui dan membosankan.
Strict Pada Run Down
Umumnya press conference berlangsung 2 atau 2,5 jam, dengan waktu efektif sekitar 1 jam saja, termasuk puncak acara dan tanya jawab dengan media.
Karena itu, pembuatan run down sangat penting untuk mengatur jadwal yang disesuaikan dengan bobotnya.
Hindari acara yang terlalu ‘ngaret’, karena ini akan berdampak pada kejenuhan wartawan menunggu nara sumber. Bahkan, wartawan bisa saja meninggalkan acara sebelumnya press conference berlangsung.
Evaluasi
Keberhasilan suatu press conference setidaknya diukur dari tiga hal pokok.
Pertama, media yang diundang sebagian besar hadir atau mengirimkan perwakilan dalam press conference tersebut.
Kedua, sebagian besar media yang yang hadir pun kemudian menulis.
Ketiga, berita-berita yang kemudian muncul di media, sama atau tidak terlalu menyimpang (miss leading) dari key messages yang sudah kita persiapkan.
Untuk media-media yang tidak hadir karena satu dan lain hal, PR officer dapat berinisiatif mengirimkan press release ke masing-masing media, dilengkapi dengan keterangan tambahan atau foto yang menerangkan acara dan nara sumber, lengkap dengan nama dan jabatan.
Pemuatan berita umumnya dilakukan satu – enam hari setelah selesainya press conference.
Khusus untuk media-media online, umumnya dapat tayang satu atau dua jam setelahnya.
Catatan Pinggir-nya
Untuk itu, PR officer (koordinator wartawan) dapat melakukan monitoring dengan mengacu pada tiga parameter, yakni (1) media-mana mana saja yang memuat, (2) jumlah pemberitaan dalam satu media, (3) artikel yang diangkat apakah sesuai dengan tema.
Sebagai bahan evaluasi, PR officer juga bisa berinteraksi dengan masing-masing wartawan untuk mendapatkan feedback agar press conference selanjutnya dapat dilaksanakan lebih baik lagi. Termasuk melakukan pendekatan “personal” ke media-media
Gaya hidup mobile (mobile life style) tak lagi sekedar menjadi jargon.
Media cetak masih menjadi pilihan kaum usia 40 tahun ke atas, sementara generasi Y senang dengan media online dan enggan berlangganan surat kabar.
Realitasnya Media Cetak Masih Menjadi Pilihan Untuk Para Petinggi Negeri
Saya sebagai CEO di majalah eksekutif dan Pemred di majalah MATRA, pendapatan masih di majalah edisi cetak, untuk e-magazine atau online belum begitu baik. Kami punya eksekutif.id dan matranews.id tapi sekedar bagian dari konvergensi media.
Majalah bulanan menjadi pilihan, karena lebih humanis. Pembahasannya lebih dalam dan menjadi inspirasi. Majalah dipegang, dan disenangi oleh kaum “berduit”.
Majalah cetak kerap dijadikan goodybag saat perusahaan ulang tahun, hingga dipajang di ruang tamu atau ruang tunggu, sebagai bagian dari eksistensi.
Usia pemegang keputusan (40 an keatas), pebisnis dan kepala rumah tangga, masih suka majalah cetak. sehingga pemasang iklan lebih “syur” memasang iklan di majalah bulanan semacam majalah eksekutif atau matra.
Ini ciyus loh. Tapi, untuk ragam kiat, agar dimuat beritanya di media massa online, masih ada rahasia lain. Di atas, hanya sekedar teori.
Mau tahu lagi? Ya, Whatsaps ke 0816-1945288 saja.
